O co w tym chodzi?! Schematy księgowe w Comarch ERP Optima - automatyzacja, ułatwienie i bezpieczeństwo pracy.

W systemie księgowym Comarch ERP Optima schematy księgowe służą do automatycznego księgowania operacji z różnych rejestrów jak i magazynów. Po zaznaczeniu dokumentu, który zamierzamy zaksięgować do bufora lub ksiąg handlowych, działanie schematu wywołujemy za pomocą przycisku książeczki. W zależności od ustawienia księgowanie może się odbyć wg definicji schematu księgowego i/lub wg predekretacji.

Każdy dokument, który chcemy zaksięgować wg predekretacji podlega szczegółowej ręcznej obróbce na zakładce predekretacji lub w kwotach dodatkowych. Generuje to w 99,9% przypadków utratę cennego czasu księgowego procesującego dany dokument. Dlaczego tak się dzieje - analizując na podstawie faktury zakupu w pierwszej kolejności wybieramy kontrahenta, uzupełniamy daty, numery oraz pozycje faktury jak i prawo odliczenia VAT, ewentualnie PIT/CIT. Drugim etapem jest ustawienie predekretacji dokumentu na podstawie, której dokonany zostanie zapis do ksiąg. Powyższy proces polega na przepisaniu kwot, wybraniu numerów kont (także słownikowych) i wypełnieniu szeregu parametrów pojedynczego zapisu księgowego łącznie z opisami pozycji. Praca całkowicie ręczna, niepowtarzalna obarczona ryzykiem popełnienia błędów merytorycznych jak i czeskich.

W przypadku zdefiniowania schematu księgowego wyżej opisany proces trwa kilka sekund - księgowy nie uzupełnia predekretacji. A gdy zaznaczymy dokumenty z całego miesiąca (lub inną partię) księgowanie odbywa się automatycznie i trwa w zależności od ilości dokumentów, jak i ich pozycji, od kilku sekund do kilku minut. Schemat księgowy nie zaksięguje dokumentów, które są niezgodne z zawartą weń definicją logiczną, chroniąc przed błędami i zwracając uwagę księgowemu na konkretny dokument.

Schemat księgowy w Comarch ERP Optima zawiera definicję logiczną przewidzianą dla danego typu dokumentów księgowych, zgodną z wprowadzonym zakładowym planem kont oraz polityką rachunkowości, w tym ustawami podatkowymi.

Jakie korzyści możemy osiągnąć stosując schematy księgowe w Comarch ERP Optima?

• Zwiększenie poprawności księgowanych dokumentów
• Ograniczenie możliwości popełniania nieświadomych błędów przez księgowego wprowadzającego
• Blokowanie możliwości księgowania dokumentu zawierającego błędy lub braki
• Znaczące skrócenie czasu pracy nad pojedynczym dokumentem księgowym
• Zwiększenie czytelności zapisów księgowych, standaryzacja
• Uniemożliwienie księgowania dokumentów w sposób niezgodny z polityką rachunkowości
• Uwolnienie cennego czasu z możliwością przeznaczenia go na inne cele
• Łatwiejsza analiza danych finansowych i podatkowych
• Łatwiejsze wprowadzenie rachunkowości zarządczej
• Wprowadzenia rozbudowanego planu kont wspomagającego wprost cele rachunkowości zarządczej i rozliczenia podatkowe
• Poświęcenie większej uwagi przepisom podatkowym, sposobie wprowadzania do rejestrów VAT
• Automatyczne polecenia księgowania dzięki schematom stowarzyszonym

Jak podejść do prawidłowego ustawienia (wdrożenia) systemu wraz ze schematami księgowymi w Comarch ERP Optima?

Prawidłowe działanie schematów księgowych w systemie Comarch ERP Optima jest pochodną wielu czynników. W przypadku małych firm, gdzie potrzeby księgowości są przeważnie na poziomie podstawowym, potrzebujemy dobrego planu kont zbudowanego na zasadach logicznych oraz wybranych schematów księgowych dla typów dokumentów, które będą w takiej księgowości występowały. Drugim czynnikiem jaki bierzemy pod uwagę jest rodzaj dokonywanych operacji, waluty, zagadnień podatkowych jakie będą dotyczyły naszych przyszłych lub bieżących księgowań. Trzecim zagadnieniem jest odpowiedź na pytanie jakie dane finansowe, podatkowe, sprawozdawcze będziemy przekazywali różnym instytucjom czy także Zarządowi.

Odpowiedzi na powyższe pytania pozwolą w sposób spójny i logiczny zaplanować pracę podczas, której zostanie dostosowany plan kont oraz powstaną schematy księgowe.

Dla kogo automatyzacja schematów księgowych w Comarch ERP Optima będzie najbardziej przydatna?

Odpowiedź może być tylko jedna. Dla każdego użytkownika księgi handlowej. Oczywiście stopień zaawansowania będzie się znacząco różnił w zależności od przedsiębiorstwa, jednak nawet podstawowe schematy będą bardzo przydatne w codziennej pracy księgowości małej firmy. W przypadku biur rachunkowych standaryzacja ułatwia pracę całego zespołu oraz znacząco poprawia jakość pracy co przekłada się na relacje z klientem, dając możliwość świadczenia dodatkowych usług. W dużych firmach np. z branży faktoringowej automatyzacja ułatwia pracę nad ogromem operacji księgowych oraz działaniom controlingowym

Dlaczego warto zwrócić się do teamu eITC.online w temacie wdrożenia automatyzacji księgowań za pomocą schematów księgowych w systemie księgowym Comarch ERP Optima?

Z mojego punktu widzenia oraz biorąc pod uwagę reakcje klientów, głównymi przesłankami jest opieka osób, które udzielą wsparcia w całym procesie jako księgowi, współpracując z Państwa Główną Księgową oraz wdrożeniowcy i programiści, którzy zaproponują rozwiązanie i je zaimplementują do systemu, dając Państwu gwarancję działania rozwiązań, wsparcie powdrożeniowe jak i szkolenia pracowników, jeżeli będą niezbędne.

W eITC.online duży nacisk kładziemy na część księgową, gdyż po jej stronie stoją zadania analizy Państwa potrzeb. Mając doświadczenie praktyczne z zakresu pełnej księgowości we krwi łatwiej jest znaleźć wspólny język i zrozumienie co przyczynia się do zaproponowania rozwiązań już znanych, jak i skomponowanie indywidualnych.

Część schematów księgowych wymaga ingerencji programisty w celu dopisania niezbędnych funkcji w bazie danych SQL (T-SQL) lub wprowadzić odwołania do różnych elementów dokumentów księgowych, rejestrów, pól w bazie danych SQL, indywidualnych funkcji utworzonych na potrzeby naszego Klienta.

Data publikacji: 02.02.2019

Data ostatniej aktualizacji: 19.02.2020